Enjeux - Contexte

Le monde du travail est en pleine mutation, le travail indépendant se développe à grande vitesse. C’est un fait, une véritable opportunité pour les entreprises, notamment pour leur croissance.
En effet, une petite structure qui se développe n’a pas forcément une trésorerie très importante. Le volume d’affaires n’est souvent pas suffisant pour embaucher certaines personnes supplémentaires, qui pourtant, permettrait de dégager des forces vives dans l’entreprise. Ces mêmes forces peuvent apporter le maximum de valeur qui permettra d’accélérer le développement de l’organisation.

L’idée qu’il y a derrière cette flexibilisation de l’organisation est d’éliminer les effets de seuil. Il y a aussi un deuxième point qui est extrêmement important. Une jeune entreprise, ou une entreprise qui souhaite se grandir rapidement, doit développer des savoirs-faire et renforcer ses compétences sur de nombreux sujets. De plus, le recours à des indépendants permet d’apporter des idées fraiches, de prendre du recul sur les stratégies déployées et d’augmenter très rapidement le niveau de compétence et de savoirs-faire de l’entreprise.

Challenge

Seulement, faire appel à des freelances pose un certain nombre de challenges :

Ce n’est pas parce qu’on peut s’en séparer facilement, que le recrutement doit être pris à la légère. L’objectif n’est pas de trouver un indépendant qui effectuera seulement une tâche dans votre entreprise. Mais de trouver des personnes qui vont contribuer au développement de votre entreprise et seront capables d’amener des idées et prendre des initiatives.

C’est un point crucial, un indépendant est libre de partir du jour au lendemain. Et, si vous voulez que ces personnes contribuent véritablement au développement de l’entreprise, elles doivent être motivées et formées. De plus, elles doivent connaître votre entreprise et ses spécificités. Soyez conscient que cette personne travaillera souvent de chez elle, aux horaires qu’elle souhaite. De même, si vous souhaitez bien maitriser le processus, vous devez mettre en place des outils de suivi des coûts et de la performance.

les indépendants travaillent majoritairement à distance, une bonne circulation de l’information est indispensable. De nombreux outils sont à votre disposition pour communiquer efficacement avec votre free lance. Mais, c’est surtout l’organisation de l’information ainsi que la mise en place de systèmes qui permettront d’assurer une qualité constante et un bon fonctionnement.

Facteurs clés de succès

Éliminer les effets de seuil, augmenter le savoir-faire rapidement et flexibiliser l’organisation est fondamental pour toute entreprise qui n’a pas une trésorerie importante. C’est bien souvent le chat qui se mord la queue, on ne peut pas embaucher parce que l’on ne fait pas assez de chiffre, et on ne peut pas faire plus de chiffre parce qu’on est déjà débordé. Finalement on reste bloqué à cause de ce plafond de verre.

Le séquençage du développement est indispensable, ce que l’on va mettre en place pour passer un certain cap, et ce qui sera mis en place une fois qu’il sera passé doit être différent.

Pour réussir une forte croissance organique, il sera primordial de travailler sur la priorisation des activités mais aussi des marchés. On attaquera les marchés les plus rémunérateurs et ceux dont on pourra externaliser la production et la livraison afin d’augmenter le ratio marge/temps des équipes (ou en terme comptable la contribution à la valeur ajoutée).

Une fois que cela est fait, on va commencer par déléguer peu à peu, et c’est en gagnant 30 minutes par jour sur une tâche, 10 minutes sur une autre, qu’on arrive à libérer du temps. De la même manière, on va déléguer ce qui va pouvoir être fait avec le maximum d’autonomie (de manière à ne pas compenser le temps gagné en temps de management). La montée en charge sera donc progressive et les tâches les plus répétitives et à faible valeur ajoutée seront structurées et déléguées.

Le dernier point pour réussir cette flexibilisation est de mettre en place un système de pilotage de la performance et de suivi des coûts. Cela implique notamment de se baser sur ce qu’on appelle le management par activité et du calcul des coûts basé sur les activités. En effet, n’importe quelle autre méthode de suivi des coûts et de calcul de budget basé sur des départements, des fonctions, ou même non différenciée ne permet pas de réorienter le temps vers la production du maximum de valeur ajoutée pour l’entreprise. Avec cette méthode, on s’assure que chaque heure de travail du dirigeant et de ses collaborateurs dégage une marge positive.

Approche

Afin de flexibiliser l’organisation pour accélérer son développement et éliminer les effets de seuil, nous réalisons les étapes suivantes :

La première des étapes est de clarifier la vision de l’entreprise, c’est de celle-là que découlera tout le reste. De cette vision, nous en déduisons les capacités stratégiques que l’organisation devra développer et acquérir pour l’atteindre.

C’est sur cette base, que nous allons construire le séquençage du développement avec notamment la priorisation des marchés rémunérateurs.

Identification des tâches répétitives à déléguer, schématisation des flux internes et projection de l’organisation avec un organigramme objectif.

Afin de guider et arbitrer le sourcing des collaborateurs, réalisation d’une projection sur 12 mois avec un budget.

Au travers de procédures, modes opératoires  et paramétrage des outils d’aide à la gestion et communication

Sourcing des indépendants, construction de tests de validation des compétences et d’adéquation avec la culture d’entreprise et préparation du processus d’intégration avec formation initiale.

Afin de suivre la performance, les coûts et effectuer des contrôles budgétaire

Notamment vers des activités à plus forte valeur ajoutée pour les équipes.

Planning

La flexibilisation de l’organisation va dépendre énormément de la taille actuelle de l’entreprise et de la taille qu’elle souhaite atteindre. Par contre, il est préférable de laisser un temps de mise en place qui permettra de prendre du recul sur son entreprise et son organisation.

Il faut compter entre 3 à 6 mois pour mettre en place ce projet.

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Cintia Le Corre
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